Współdzielona skrzynka w Outlooku. Każdy wie, kto zajmuje się którą sprawą.

• Dwie osoby odpowiadają temu samemu klientowi, czasem przekazując różne informacje.
• Każdy zakłada, że trudną sprawą zajął się ktoś inny, więc klient nie otrzymuje odpowiedzi.
• Ustalenie „Kto się tym zajmie?” zostaje na czacie zamiast przy wiadomości.
• Gdy ktoś jest nieobecny, trudno ustalić, jakie sprawy prowadził i na jakim są etapie.

1. 01

   Zajmij się sprawą lub przypisz ją innej osobie

   Otwórz wiadomość i kliknij Zajmę się tym albo wybierz Przypisz do…, aby przypisać sprawę innej osobie z Twojego zespołu w Kernie.

   Od tej chwili pozostali członkowie zespołu widzą w wynikach segregacji, kto się nią zajmuje. Przypisanie może zmienić tylko osoba prowadząca sprawę lub lider zespołu.

2. 02

   Ustaw status

   Nowa wiadomość ma status Nowe, dopóki nikt się nią nie zajmie, a po przypisaniu Przypisane. Potem do wyboru masz statusy: W toku, Czeka na klienta, Czeka na innych, Wymaga przeglądu, Wstrzymane i Zakończone. Lider zespołu może dodać do 10 własnych statusów zespołu, na przykład Oferta wysłana.

   Gdy ktoś z zespołu odpowie — w Kernie lub bezpośrednio w Outlooku — Kerna zmienia status na Czeka na klienta. Gdy klient odpisze, sprawa wraca do otwartych z oznaczeniem Klient odpowiedział.

   Aktualizacja następuje przy następnym wyświetleniu sprawy w Kernie.

   Aby zmienić kilka wiadomości naraz, zaznacz je, wybierz status w polu Ustaw status… i kliknij Zastosuj.

3. 03

   Sprawdź, czy ktoś już pisze odpowiedź

   Gdy ktoś przygotowuje odpowiedź w Kernie, pozostali członkowie zespołu, którzy otworzą tę samą wiadomość, widzą to, zanim zaczną pisać własną.

4. 04

   Oznacz sprawę jako zakończoną

   Status Zakończone usuwa sprawę z wyników segregacji u wszystkich członków zespołu. Kerna dodaje również kategorię Outlooka Done (Kerna), dzięki czemu zakończoną sprawę można rozpoznać także w samym Outlooku.

   Swoje otwarte sprawy znajdziesz na liście Przypisane do mnie w Kernie. Liderzy zespołu mają dodatkowo dostęp do listy Do przeglądu oraz widoku Podsumowanie zespołu, który pokazuje, kto zajmuje się poszczególnymi sprawami.

• Co jest przechowywane: przypisanie konwersacji do osoby, jej status, informacja o tym, kto rozpoczął przygotowywanie odpowiedzi w Kernie, oraz czas ostatniej zmiany. Jeśli Kerna automatycznie zmienia status, zapisuje również powód tej zmiany. Nie przechowuje treści wiadomości, tematu ani danych nadawcy (polityka prywatności, punkt 2.8).
• Jak rozpoznawana jest konwersacja: na podstawie adresu współdzielonej skrzynki i identyfikatora konwersacji w Outlooku.
• Jak długo dane są przechowywane: przez 90 dni od oznaczenia konwersacji jako zakończonej, a w pozostałych przypadkach przez rok od ostatniej zmiany. Są również usuwane wraz z kontem właściciela zespołu.
• Co jest zapisywane w skrzynce: kategorie Outlooka ze statusem i osobą, na przykład W toku (Kerna), a po oznaczeniu konwersacji jako zakończonej kategoria Done (Kerna). Kerna zmienia je razem ze statusem, a widzi je każdy, kto może otworzyć skrzynkę w Outlooku.
• Kiedy sprawdzane są zmiany: gdy ktoś otworzy w Kernie konwersację, wyniki segregacji lub listę zespołu. Kerna nie monitoruje tych zmian w tle.
• Kto ma dostęp: Kerna działa wyłącznie we współdzielonych skrzynkach, do których użytkownik ma już dostęp w Outlooku. Nie nadaje dodatkowych uprawnień do skrzynki.
• Reguły przypisywania: warunki i osoby ustawione przez lidera zespołu, przechowywane, dopóki lider ich nie zmieni. Osoba, która odchodzi z zespołu, zostaje z nich usunięta. Aby sprawdzić regułę, Kerna odczytuje w pamięci najnowszą wiadomość, a jej treść tylko wtedy, gdy reguła szuka w niej słów. Nic z odczytanych danych nie jest zapisywane.
• Własne statusy: nazwy dodane przez lidera zespołu, przechowywane, dopóki lider ich nie usunie.

Pełną listę danych przechowywanych przez Kernę, wraz z okresem ich przechowywania, znajdziesz na stronie Trust.