صندوق بريدك المشترك في Outlook. الجميع يعرف من يتولى ماذا.

• يردّ شخصان على العميل نفسه، وأحيانًا بمعلومات مختلفة.
• يفترض كل واحد أن غيره تولّى الرسالة الشائكة، فلا يتلقى العميل أي رد.
• يُحسم سؤال «من سيتولى هذه؟» في الدردشة، لا على الرسالة نفسها.
• حين يغيب أحدهم، يصعب معرفة الرسائل التي كان يتولاها وما وضعها.

1. 01

   تولَّها، أو أسنِدها إلى شخص آخر

   افتح الرسالة وانقر على سأتولاه، أو اختر تعيين إلى… لإسنادها إلى شخص آخر في فريقك في Kerna.

   منذ تلك اللحظة، يُظهر الفرز لدى الجميع من يتولاها. ولا يستطيع تغيير الإسناد إلا هذا الشخص أو قائد الفريق.

2. 02

   حدِّد الحالة

   تظهر الرسالة الجديدة بحالة جديد إلى أن يتولاها أحد أو تُسنَد إليه، ثم معيّن. بعد ذلك، اختر من بين قيد التنفيذ وبانتظار العميل وبانتظار الآخرين وبحاجة إلى مراجعة ومؤجّل وتم. يمكن لقائد الفريق إضافة ما يصل إلى 10 حالات خاصة بالفريق، مثل «تم إرسال عرض السعر».

   عندما يردّ أحد أعضاء الفريق، عبر Kerna أو مباشرة في Outlook، تضبط Kerna الحالة على بانتظار العميل. وعندما يكتب العميل مجددًا، يُعاد فتح الرسالة وتُوسَم بعلامة ردّ العميل.

   يجري التحديث في المرة التالية التي تُعرض فيها الرسالة في Kerna.

   لتغيير عدة رسائل دفعة واحدة، حدّدها، واختر حالة من تعيين الحالة…، ثم انقر على تطبيق.

3. 03

   اعرف إن كان أحدهم يردّ بالفعل

   بينما يكتب أحدهم ردًا في Kerna، يرى الزملاء الذين يفتحون الرسالة نفسها ذلك، قبل أن يبدؤوا كتابة ردودهم.

4. 04

   ضَعْ علامة «تم»

   عند اختيار تم تخرج المهمة من الفرز لدى الجميع. وتضيف Kerna أيضًا في صندوق البريد المشترك فئة Outlook باسم Done (Kerna)‎، فتظهر المهمة المنجزة في Outlook أيضًا.

   تجد مهامك المفتوحة في المعيّنة إليّ في Kerna. ويرى قادة الفرق أيضًا للمراجعة ونظرة عامة على الفريق التي تبيّن من يتولى ماذا.

• ما يُخزَّن: الشخص المُسندة إليه المحادثة، وحالتها، ومن بدأ كتابة رد في Kerna، ووقت آخر تغيير. وعندما تغيّر Kerna الحالة بنفسها، تسجّل أيضًا سبب التغيير. ولا يُخزَّن أي محتوى للبريد ولا موضوعه ولا مرسله (سياسة الخصوصية، البند 2.8).
• كيف تُعرَّف المحادثة: بعنوان صندوق البريد المشترك ومعرّف المحادثة في Outlook.
• مدة الاحتفاظ: 90 يومًا بعد وضع علامة «تم» على المحادثة، وإلا فسنة واحدة بعد آخر تغيير. وتُحذف البيانات أيضًا مع حساب مالك الفريق.
• ما يُكتب في صندوق البريد: فئات Outlook تبيّن الحالة والشخص المسؤول، مثل قيد التنفيذ (Kerna)‎، وفئة Done (Kerna)‎ عند وضع علامة «تم» على المحادثة. وتغيّرها Kerna مع تغيّر الحالة، ويراها كل من يستطيع فتح الصندوق في Outlook.
• متى يجري التحقق من التغييرات: عندما يفتح أحدهم محادثة أو نتيجة فرز أو قائمة فريق في Kerna. لا شيء يعمل في الخلفية.
• من لديه صلاحية الوصول: تعمل Kerna فقط في صناديق البريد المشتركة التي يمكنك فتحها أصلًا في Outlook، ولا تمنح أحدًا وصولًا لا يملكه بالفعل.
• قواعد الإسناد: الشروط والأشخاص الذين يحددهم قائد الفريق، وتُحفظ إلى أن يغيّرها أحد قادة الفريق. ومن يغادر الفريق يُزال منها. وللتحقق من قاعدة، تقرأ Kerna في الذاكرة أحدث رسالة، ولا تقرأ نصها إلا عندما تبحث قاعدة عن كلمات فيه. ولا يُخزَّن شيء من ذلك.
• الحالات المخصّصة: الأسماء التي يضيفها قائد الفريق، وتُحفظ إلى أن يحذفها قائد الفريق.

تجد القائمة الكاملة لما تخزّنه Kerna، ومدة تخزينه، في صفحة Trust.