Cassette postali condivise · Outlook
La tua cassetta postale condivisa di Outlook. Tutti sanno chi si occupa di cosa.
In orders@, service@ e invoices@ arriva lavoro ogni giorno. Quando nessuno sa chi se ne occupa, si accumulano ritardi o si risponde due volte. Kerna mostra chi gestisce ogni pratica e a che punto è a tutti i membri del tuo team Kerna che hanno accesso a quella cassetta postale.
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Il problema
Tutti vedono l'email. Nessuno sa chi se ne occupa.
Più persone possono aprire una cassetta postale condivisa. Ma l'email, da sola, non dice chi deve rispondere.
- Due persone rispondono allo stesso cliente, a volte con informazioni diverse.
- Ognuno dà per scontato che la richiesta spinosa l'abbia presa in carico qualcun altro, e così il cliente resta senza risposta.
- «Chi se ne occupa?» si decide in chat, non sull'email.
- Quando qualcuno è assente, è difficile capire di quali pratiche si stesse occupando e a che punto siano.
Ogni pratica mostra se qualcuno se ne occupa e a che punto è.
In una cassetta postale condivisa di Outlook, Kerna mostra chi gestisce ogni pratica e a che punto è a tutti i membri del tuo team Kerna che aprono quella cassetta postale. Nei piani Business ed Enterprise.
Cassetta postale condivisa · orders@
Come funziona
Assegnala, imposta lo stato, contrassegnala come completata.
Assegnazioni e stati compaiono sull'email per tutti i membri del tuo team Kerna che hanno accesso alla cassetta postale. Non usano l'IA e non consumano token.
- 01
Prendila in carico o assegnala a qualcuno
Apri l'email e fai clic su Me ne occupo io, oppure scegli Assegna a… per affidarla a un collega del tuo team Kerna.
Da quel momento, nello smistamento di tutti si vede chi la gestisce. Solo quella persona o un responsabile del team può modificare l'assegnazione.
- 02
Imposta lo stato
Una nuova email ha lo stato Nuovo finché qualcuno non la prende in carico o non gli viene assegnata, poi Assegnato. Da lì, scegli tra In corso, In attesa del cliente, In attesa di terzi, Da verificare, In sospeso e Completato. Un responsabile del team può aggiungere fino a 10 stati propri del team, ad esempio Preventivo inviato.
Quando qualcuno del team risponde, in Kerna o direttamente in Outlook, Kerna imposta lo stato su In attesa del cliente. Quando il cliente scrive di nuovo, la pratica si riapre e viene contrassegnata con Risposta del cliente.
L'aggiornamento avviene la prossima volta che l'email viene mostrata in Kerna.
Per modificare più email insieme, selezionale, scegli uno stato in Imposta stato… e fai clic su Applica.
- 03
Vedi se qualcuno sta già rispondendo
Mentre qualcuno scrive una risposta in Kerna, i colleghi che aprono la stessa email lo vedono prima di iniziare la propria.
- 04
Contrassegnala come completata
Con Completato la pratica esce dallo smistamento di tutti. Kerna aggiunge anche la categoria di Outlook Done (Kerna) nella cassetta postale condivisa, così la pratica chiusa si vede anche in Outlook.
Le tue pratiche aperte sono in Assegnati a me in Kerna. I responsabili del team hanno anche Da verificare e la Panoramica del team, che mostra chi si occupa di cosa.
Assegnazione automatica
Oppure lascia che le regole assegnino le nuove email
Un responsabile del team imposta le regole di assegnazione per ogni cassetta postale condivisa in Kerna, nella scheda Team. Una nuova email che soddisfa una regola va alla persona indicata nella regola, oppure a più persone a turno.
- Categoria di smistamento
- Le email che lo smistamento classifica come Urgente vanno ad Anna.
- Mittente o dominio del mittente
- Tutto ciò che arriva da client.com va a Marek.
- Parole nell'oggetto o nel testo
- Le email con «preventivo» o «RFQ» nell'oggetto vanno ai commerciali. Basta una qualsiasi delle parole, separate da virgole.
- Destinatario (A/Cc)
- Le email con invoices@ nel campo A o Cc vanno a Kasia.
- Allegato o priorità alta
- Le email con priorità alta vanno al responsabile del team. Le email con un file allegato possono avere una regola tutta loro.
Una regola con più condizioni le richiede tutte, ad esempio categoria Urgente e mittente di client.com. Le regole vengono verificate dall'alto e vale la prima che corrisponde. Si applicano quando qualcuno del team esegue lo smistamento della cassetta postale o apre l'email, solo alle email che nessuno ha ancora assegnato e mai a quelle che qualcuno ha riassegnato o a cui ha tolto l'assegnazione. Le email assegnate da una regola vengono contrassegnate con Assegnato automaticamente da una regola del team.
In pratica
Tre cassette postali, le stesse regole
Come può essere il lavoro di tutti i giorni in tre cassette postali condivise tra le più diffuse.
Arriva una richiesta di preventivo. Marek fa clic su Me ne occupo io e prepara il preventivo. Dopo l'invio, lo stato passa a In attesa del cliente la prossima volta che la pratica viene mostrata in Kerna. Il team sa chi se ne occupa e da chi si attende la risposta.
Anna inizia a rispondere a un reclamo in Kerna. Kasia apre la stessa email, se ne accorge e non scrive una seconda risposta.
Una volta pagata la fattura, chi se ne occupa la imposta su Completato. Esce dallo smistamento del team e in Outlook riceve la categoria Done (Kerna). Nessuno deve spostare l'email in una cartella a parte per indicare che è stata gestita.
Alternative
Come si organizzano oggi i team?
I team usano le categorie, accordi presi in chat o un sistema di ticketing separato. Ognuno ha i suoi punti di forza e i suoi limiti.
- Categorie colorate in Outlook
- Aiutano a tenere in ordine il lavoro se tutti seguono le stesse regole. Ma non mostrano che qualcuno sta già scrivendo una risposta.
- «Questa la prendo io» in chat
- Un modo rapido per dividersi il lavoro, ma l'accordo resta in chat. Chi apre l'email più tardi potrebbe non saperne nulla.
- Un sistema di help desk
- Può essere una buona scelta per volumi elevati o processi più complessi. Di solito significa introdurre un altro strumento e abituare il team a un nuovo modo di lavorare.
Dati e conservazione
Cosa chiederanno IT e ufficio acquisti
Kerna conserva chi gestisce una conversazione e il suo stato, mai il suo contenuto.
- Cosa viene conservato: a chi è assegnata la conversazione, il suo stato, chi ha iniziato una risposta in Kerna e la data e l'ora dell'ultima modifica. Quando è Kerna a cambiare lo stato, ne registra anche il motivo. Nessun contenuto, oggetto o mittente delle email (informativa sulla privacy, sezione 2.8).
- Come viene identificata una conversazione: dall'indirizzo della cassetta postale condivisa e dall'identificatore di conversazione di Outlook.
- Per quanto tempo vengono conservati: 90 giorni dopo che la conversazione è stata contrassegnata come completata, altrimenti un anno dopo l'ultima modifica. Vengono inoltre eliminati insieme all'account del proprietario del team.
- Cosa viene scritto nella cassetta postale: categorie di Outlook con lo stato e la persona, ad esempio In corso (Kerna), e Done (Kerna) quando una conversazione viene contrassegnata come completata. Kerna le modifica insieme allo stato, e chiunque possa aprire la cassetta in Outlook le vede.
- Quando vengono verificate le modifiche: quando qualcuno apre in Kerna una conversazione, un risultato dello smistamento o un elenco del team. Nulla viene eseguito in background.
- Chi ha accesso: Kerna funziona solo nelle cassette postali condivise che puoi già aprire in Outlook e non dà mai a nessuno un accesso che non abbia già.
- Regole di assegnazione: le condizioni e le persone indicate da un responsabile del team, conservate finché un responsabile non le modifica. Chi lascia il team viene rimosso dalle regole. Per verificare una regola, Kerna legge in memoria il messaggio più recente, e il suo testo solo quando una regola vi cerca delle parole. Nulla di tutto ciò viene conservato.
- Stati personalizzati: i nomi aggiunti da un responsabile del team, conservati finché un responsabile non li rimuove.
L'elenco completo di ciò che Kerna conserva, e per quanto tempo, si trova nella pagina Trust.
Cosa ti serve
- Una cassetta postale condivisa di Outlook che puoi già aprire.
- Un team Kerna con piano Business o Enterprise. Ogni persona deve accettare l'invito al team.
- Ogni persona che deve ricevere assegnazioni apre la cassetta postale con Kerna almeno una volta.
Kerna non invia notifiche via email sulle assegnazioni. Le tue pratiche sono in Assegnati a me in Kerna.
Quanto costa
La funzione Stato del team è inclusa in questi piani:
- Business: 125 € al mese per 5 licenze.
- Enterprise: 599 € al mese per 25 licenze.
In entrambi i piani il team condivide un'unica quota di token. Assegnare le pratiche e impostarne lo stato non consuma token.
Vedi i pianiProvalo nella tua cassetta postale condivisa.
Kerna funziona dentro l'Outlook che usi già. Crea un team, apri la cassetta postale condivisa e, sulla prima email, fai clic su Me ne occupo io. I tuoi colleghi vedranno che te ne stai occupando tu.